POLICY OPEN ACCESS

DEFINIZIONI

• Per “Università” o “Ateneo” si intende l’Università degli Studi di Milano.
• Per “Autore” s’intende un membro dell’Università a qualsiasi titolo ad essa affiliato, quale, ad esempio, un professore o un ricercatore, un docente a contratto, un assegnista, un dottorando, che sia autore o coautore anche insieme a uno o più soggetti esterni all’Università di un’opera dell’ingegno che costituisce Contributo della ricerca scientifica.
• Per ‘Commissione Open Science’ o ‘Commissione’ si intende l’organismo incaricato di avanzare proposte di concerto con i competenti organi statutari dell'Università in materia di Scienza Aperta, e di promuoverne l’implementazione.
• Per “Gruppo di lavoro” s’intende il gruppo incaricato dell’attuazione della presente policy.
• Per “Autoarchiviazione” s’intende, ai fini della presente policy, il deposito da parte di un autore dell’Ateneo di un Contributo della ricerca scientifica nell’Archivio istituzionale.
• Per “Accesso gratuito” s’intende la pubblicazione di un Contributo della ricerca scientifica accompagnata dalla concessione gratuita, irrevocabile ed universale a tutti gli utilizzatori del diritto d’accesso, in conformità alle disposizioni di legge e dei contratti sottoscritti tra autore ed editore.
• Per “Contributo della ricerca scientifica” o “Contributo” s’intende qualsiasi testo comprensivo dei dati quali immagini, video, tabelle, disegni, e formule, accettato o pubblicato su riviste o collane a valenza scientifica, che è stato soggetto a revisione o valutazione da esperti riconosciuti del settore. La definizione di Contributo comprende, a titolo esemplificativo, articoli di riviste scientifiche, atti di convegno, monografie e capitoli di libri, tesi di dottorato, cataloghi di mostre, edizioni di scavi, edizioni critiche o curatele di libri contenenti i risultati di progetti scientifici, testi brevettuali, carte geologiche e geografiche
• Per “Metadati” s’intendono i metadati di base (descrittivi e bibliografici) di un Contributo e i metadati legati al contesto di appartenenza dell’autore/i (ad es. informazioni amministrativo-gestionali relative ad afferenza dipartimentale, SSD, etc.).
• Per “Versione digitale editoriale” s’intende la versione digitale del Contributo della letteratura scientifica editata e pubblicata dall’editore di pubblicazioni a carattere scientifico.
• Per “Versione digitale referata” o “author accepted manuscript” (AAM)si intende la versione digitale definitiva accettata dall’editore di pubblicazioni a carattere scientifico che integra i risultati del processo di referaggio e non presenta loghi o marchi del medesimo editore (layout editoriale).
• Per “Archivio istituzionale dei prodotti della ricerca scientifica” o “Archivio” s’intende l’archivio istituzionale di UNIMI (AIR) destinato a ricevere: i metadati bibliografici descrittivi del Contributo; l’autoarchiviazione del Contributo in versione accettata o pubblicata dall’editore nel migliore formato possibile; l’informazione sul contratto editoriale relativo al Contributo. L’accesso all’Archivio e ai suoi contenuti verrà definito, nel rispetto delle regole del copyright, in funzione dei possibili utilizzi: o accesso ai soli metadati bibliografici; o accesso riservato all’Amministrazione per operazioni di Text and Data mining; o accesso riservato agli Organi o Al Ministero per procedure valutative a livello locale e nazionale; o accesso gratuito.
• Per “Pubblicazione ad accesso aperto” s’intende un Contributo della letteratura scientifica pubblicato già in origine ad Accesso aperto, in ‘via aurea’ (gold road) o in ‘via di diamante’, o in ‘via verde’ in una rivista o altra sede editoriale a carattere scientifico, quale una collana di libri.

DATA POLICY

L’Università, in ottemperanza a quanto stabilito all’art. 2 comma 6 del proprio Statuto nel quale si afferma che l’Ateneo “sostiene la circolazione della conoscenza, anche attraverso l’accesso pieno e aperto alla letteratura scientifica” e all'art. 30 C. 1 e 2 del proprio Codice etico e per l’integrità della ricerca, promuove la massima condivisione e diffusione dei risultati raggiunti, secondo il principio dell’accesso aperto (Open Access) come definito dalla Dichiarazione di Berlino sull’accesso aperto alla letteratura scientifica (Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities) dell’ottobre 2003 firmata l’ 11 luglio 2005 dall’Università con la sottoscrizione della Dichiarazione di Messina del 2004 . L’Università persegue altresì i principi della Scienza aperta, così come declinati nel documento della LERU “Open Science and its role in universities: a roadmap for cultural change” (Maggio 2018). L’Università persegue altresì politiche di tutela e valorizzazione dei risultati della ricerca e che hanno come obiettivo la diffusione e il trasferimento di tali risultati alla società, nella stessa prospettiva di sostenibilità dell’Open Science. L’Università contrasta il plagio e si riserva di verificare con i mezzi più opportuni l’originalità delle opere inserite nell’Archivio.
Le disposizioni sull’Open Access prevedono tre livelli:

la ‘via verde’ (o ‘green road’), ovvero l’autoarchiviazione dei metadati di un contributo scientifico, accompagnata dal testo completo e dalla concessione gratuita, irrevocabile ed universale a tutti gli utilizzatori del diritto d’accesso;

la ‘via aurea’, ovvero la pubblicazione di contributi scientifici in sedi editoriali ad accesso aperto;

la ‘via di diamante’ ovvero la pubblicazione di contributi scientifici in sedi editoriali ad accesso aperto senza costi per gli autori e senza costi per i lettori.

L’Università si impegna nell’attuazione della ‘via verde’, allo scopo di disseminare i contributi scientifici dei propri ricercatori, rendendoli accessibili al di fuori dei circuiti editoriali commerciali, compatibilmente con il rispetto delle norme sui diritti di autore, consentendo altresì al proprio archivio istituzionale di entrare in rete con gli archivi istituzionali di tutte le altre università predisposti all’Accesso aperto. Simultaneamente all’autoarchiviazione, ha dato avvio a una politica di promozione e sviluppo delle pubblicazioni ad accesso aperto e alla ‘via di diamante’. La presente policy applica la Raccomandazione della Commissione UE del 17 luglio 2012 sull’accesso all’informazione scientifica e sulla sua conservazione (2012/417/UE) in GUCE L 194/39 del 21 luglio 2012 nella quale, tra l’altro, la Commissione UE chiede, per il tramite degli Stati membri, alle istituzioni accademiche di definire e attuare politiche per la diffusione delle pubblicazioni scientifiche e l’accesso aperto alle stesse nonché politiche per la conservazione a lungo termine delle pubblicazioni scientifiche; la presente policy tiene anche conto di quanto dispone l’art. 4, comma 2 e 4, del DL n. 91/2013 convertito con modifiche in L. n. 112/2013.

COMMISSIONE OPEN SCIENCE

E’ istituita la Commissione Open Science per la promozione della scienza aperta. La Commissione è composta dal Coordinatore nominato dal Rettore e da un rappresentante nominato da ciascun Dipartimento e da eventuali esperti scelti dal Coordinatore come supporto. La Commissione, di concerto con i competenti organi statutari dell'Università:

• definisce le politiche per l’attuazione del principio dell’accesso aperto, rivede e aggiorna la presente policy;
• avvia e sviluppa rapporti con le istituzioni esterne all’Università che promuovono la scienza aperta
• organizza iniziative formative e di sensibilizzazione sulla scienza aperta;
• elabora proposte per l’integrazione delle politiche di accesso aperto all’interno dei vari sistemi di valutazione dell’Ateneo.
• E’ competente per ogni altra questione riguardante le tematiche di Open Science

Per le proprie attività, la Commissione si avvale di un Gruppo di lavoro costituito dal personale tecnico amministrativo afferente alla Direzione Performance, Assicurazione qualità valutazione e politiche di Open Science. Ufficio di supporto alle politiche di Open science. Potranno essere costituiti Gruppi di lavoro ad hoc, su mandato della Commissione ed eventualmente integrati da rappresentanti designati dalla Commissione, al fine di seguire attività specifiche
Eventuali controversie sull'interpretazione della presente policy vengono demandate ai competenti organi di Ateneo.

GESTIONE DELL’ARCHIVIO

La gestione dell’archivio è demandata all’Amministrazione Centrale che mette a disposizione risorse adeguate e qualificate costituendo un gruppo di lavoro ad hoc che si dovrà coordinare con la Commissione Open science per quanto riguarda le tematiche legate all’Open Access.

Archivio istituzionale dei contributi della ricerca scientifica

AIR è l’Archivio istituzionale dei Contributi della ricerca scientifica dell’Università degli Studi di Milano.
L'Archivio è dotato di funzionalità avanzate per la registrazione, la certificazione, la diffusione e la conservazione nel tempo dei Contributi.
L’Archivio è interoperabile con le banche dati del MUR.
L'Archivio risponde alle linee guida del Gruppo Open Access della Commissione Biblioteche della CRUI per la creazione e la gestione dei metadati del 22 febbraio 2012.
L'Archivio risponde alle migliori pratiche e agli standard tecnici internazionali per la conservazione nel tempo dei Contributi.

Deposito nell’Archivio istituzionale

Nel momento in cui l’Autore ha notizia della pubblicazione del proprio Contributo da parte di una rivista o altra sede editoriale, o della sua accettazione da parte dell’editore, è tenuto ad avviare la procedura di deposito presso l’Archivio istituzionale e procede direttamente, o mediante l’ausilio del Gruppo di lavoro, al deposito nell’Archivio istituzionale della versione digitale editoriale. L’Autore è comunque tenuto a prendere conoscenza di quali diritti ha ceduto all’editore, prima di procedere al deposito del Contributo. All’atto dell’inserimento del Contributo nell’Archivio istituzionale l’Autore fornisce le informazioni essenziali dell’accordo con l’editore (se non censite in banche dati ad hoc) e, se richiesto dal Gruppo di lavoro, copia della parte del contratto in cui si riportano i termini della cessione dei diritti e le condizioni contrattuali praticate dall’editore, se esistente. Fino a quando non verrà verificato a cura del Gruppo di lavoro lo stato dei diritti di accesso il Contributo resta in regime di accesso chiuso e risulteranno visibili all’esterno i soli metadati del medesimo. A tale riguardo si precisa che, in regime di “accesso chiuso”, il Contributo è accessibile per esteso solo ai soggetti debitamente autorizzati dall’Università, mediante accesso informatico all’Archivio tramite credenziali di Ateneo.
I soggetti autorizzati sono:

l’Autore o Coautore del Contributo;

il personale dell’Amministrazione abilitato a svolgere funzioni di “amministratore di sistema” dell’Archivio istituzionale, ai soli fini operativi di gestione e trattamento statistico dei dati e contributi;

la Commissione di Ateneo preposta all’attuazione della presente policy;

gli Organi preposti alla valutazione dei risultati della ricerca.

L’Ateneo farà quanto possibile per rendere ad accesso aperto tutti i Contributi depositati nell’Archivio, sulla base di quanto è previsto dalla normativa sul Diritto d’Autore e dai contratti stipulati con gli editori. Qualora la versione digitale editoriale non possa essere resa pubblica, l’Autore, se lo ritiene, deposita nell’Archivio istituzionale la “versione digitale referata” del Contributo.

Pubblicazione sull’archivio istituzionale

Nel momento del deposito di un Contributo nell’Archivio istituzionale, il Gruppo di lavoro avvia la procedura di gestione dei diritti d’autore in base alla disciplina contrattuale e alla modalità con cui il Contributo è stato pubblicato dall’editore:

1. Il Gruppo di lavoro, sulla base della documentazione fornita dall’Autore, verifica lo stato del diritto d’autore sul medesimo Contributo ed eventuali incompatibilità tra la pubblicazione e altri diritti, quali quelli di percezione di royalties sulla commercializzazione dello stesso Contributo, di riservatezza e protezione dei dati personali, di sicurezza o salute pubblica, di sicurezza nazionale che escludano in tutto o in parte la pubblicazione ad accesso aperto o altre procedure, quali quelle di deposito di domande di brevetto. Durante lo svolgimento di questa procedura, l’Autore è tenuto a fornire, su eventuale richiesta, informazioni supplementari.
   Il Gruppo di lavoro determina il periodo di embargo in accordo con la normativa vigente e con quanto previsto dalle licenze e dai contratti stipulati con gli editori, scaduto il quale è possibile pubblicare il Contributo.
2. Nel caso in cui l’Autore disponga dei diritti per l’Accesso gratuito, è tenuto a concedere all’Università la licenza non esclusiva, gratuita, irrevocabile e universale a pubblicare ad Accesso gratuito il proprio Contributo sull’Archivio istituzionale, secondo i modelli di licenza predisposti dal Gruppo di lavoro e approvati dalla Commissione.
L’Università, a seguito della concessione della licenza, pubblica immediatamente ad Accesso gratuito il Contributo licenziato.
Nel caso in cui l’Università sia titolare del diritto d’autore sul Contributo provvede immediatamente, nel momento dell’accettazione o pubblicazione del Contributo da parte dell’editore, alla pubblicazione ad Accesso gratuito sull’Archivio istituzionale, fatti salvi i casi di incompatibilità con altri diritti e procedure.
Eccezioni: Dalla disciplina della pubblicazione sono esclusi, salvo diversa determinazione dell’Autore, i testi destinati a essere commercializzati con pagamento di royalties all’Autore, quali manuali, opere trattatistiche e divulgative.

TESI DI DOTTORATO

La disciplina prevista dalla presente policy per il deposito e la pubblicazione dei Contributi si applica anche alle tesi di dottorato, in attuazione delle Linee guida per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti. In ogni caso il deposito della tesi di dottorato nell’Archivio istituzionale è un requisito necessario per l’ammissione all’esame finale, sostituisce la consegna della tesi in formato cartaceo e assolve l'obbligo di deposito legale presso le Biblioteche Nazionali di Roma e di Firenze. Le tesi di dottorato sono pubblicate in Accesso libero o gratuito, alla chiusura della carriera o al massimo entro diciotto mesi dalla discussione, secondo la volontà espressa dall'autore.

GESTIONE DEI DIRITTI D’AUTORE

L’Università, tramite il Gruppo di lavoro, fornisce ausilio agli Autori nella gestione dei diritti d’autore finalizzata all’Accesso gratuito sull’Archivio istituzionale. Il Gruppo di lavoro predispone modelli di contratto finalizzati alla gestione dei diritti d’autore da parte degli Autori con terze parti, quali ad esempio licenze di pubblicazione (c.d. license to publish) e allegati ai contratti di edizione (c.d. addendum). Il Gruppo di lavoro predispone una Guida per la gestione del diritto d'autore finalizzata all'accesso aperto.
L’Università, tramite il Gruppo di lavoro, promuove la stipulazione di accordi con editori finalizzati alla più ampia possibilità di distribuire in tempi brevi i risultati della ricerca tramite l’archivio istituzionale (AIR). Tali accordi non devono comportare alcun onere aggiuntivo per l’Ateneo.

PROMOZIONE DI PUBBLICAZIONI AD ACCESSO APERTO

L’Università, tramite la Commissione e con l’ausilio del Gruppo di lavoro, elabora una politica di promozione delle pubblicazioni ad accesso aperto in contesti editoriali coerenti con i principi di trasparenza e le buone pratiche riconosciute a livello internazionale nei processi di pubblicazione dei risultati scientifici. Ove possibile, di concerto anche con altre istituzioni, l’Università concorda con gli editori modalità e condizioni per attuare tale politica di promozione. Per l’attuazione della politica in materia di pubblicazioni ad accesso aperto l’Università si serve anche della propria piattaforma di e-publishing. La Commissione, con l'ausilio del Gruppo di lavoro, organizza iniziative di formazione periodiche sull'accesso aperto destinate agli Autori, nonché organizza eventi pubblici, quali convegni e seminari, di sensibilizzazione sul principio dell’accesso aperto.

MONITORAGGIO DELLA ATTUALE POLICY

Il Gruppo di lavoro monitora costantemente lo stato di attuazione della presente policy sia con riferimento al deposito e alla pubblicazione dei Contributi sull’Archivio istituzionale sia con riferimento alle Pubblicazioni ad accesso aperto producendo statistiche che vengono messe a disposizione della Commissione e discusse in riunioni periodiche. Ciò al fine di migliorare sia le procedure, sia le azioni di promozione e sensibilizzazione sull’accesso aperto. Entro il 31 dicembre di ciascun anno il Gruppo di lavoro produce e invia alla Commissione un rapporto sullo stato di attuazione della presente policy suggerendo punti di forza e debolezza della medesima.

POLICIES DIPARTIMENTALI

I Dipartimenti e i Centri, ove ritenuto necessario od opportuno, sono tenuti ad adottare propri regolamenti in materia di “accesso aperto”, in conformità alla presente policy di Ateneo e adattati alle specifiche esigenze di ciascun Dipartimento e Centro. La conformità delle policy dipartimentali con la presente policy verrà verificata dalla Commissione

ULTERIORI SVILUPPI DELLA POLICY

Per quanto riguarda la archiviazione dei dati della ricerca secondo le buone pratiche internazionali si faccia riferimento alla policy di ateneo su research data management.

DISPOSIZIONI FINALI

La presente policy aggiorna il testo del 2014 ed entra in vigore nell’ottobre 2020