Il progetto "Web Hospital Incident Reporting" : esperienza all'interno di tre Aziende Sanitarie lombarde

Il Web Hospital Incident Reporting è uno strumento informatico che ha la funzione di supportare il percorso del Risk Manager Aziendale in tutte la fasi che sono proprie del processo attività di Risk Management, ovvero Identificazione, Valutazione, Trattamento e Controllo dei rischi aziendali. In questi termini interviene sul piano pratico e a supporto del management aziendale, nella realizzazione di un sistema di Clinical Governance con la relativa estensione del concetto di Risk Management non più limitato al concetto di controllo e sicurezza legato essenzialmente all’attività clinica pura, ma si estende ad un controllo di gestione allargato a tutti i settori dell’Azienda Sanitaria: è il passaggio tra un sistema di Risk management Clinico a un modello di Risk Management Integrato. Il sistema consta di due moduli software Web Based (ove per Web Based si intende un applicativo software che utilizza il circuito di comunicazione internet: questo favorisce l’implementazione dello stesso in qualsiasi struttura aziendale, in quanto non interferisce con i sistemi informatici interni). Il primo modulo detto di “interfaccia segnalatore” realizza la scheda informatizzata di Incident Reporting: il segnalatore potrà eseguire la sua segnalazione e con un accesso libero e anonimo attraverso apposito link apposto nella Bacheca informatica e/o nell’area intranet aziendale. Con queste modalità la scheda di segnalazione informatizzata, viene resa disponibile a tutti dipendenti (sia di area clinica che di area amministrativa e tecnica) affinché possano eseguire la segnalazione. L’informatizzazione della scheda di segnalazione oltre a renderla più agevole e veloce, sostituendo la scheda cartacea e funzionando da guida con i relativi elenchi a tendina, garantisce il recepimento dell’informazione nella sua completezza da parte del Risk Manager aziendale in tempo reale, attraverso una mail di Alert. In particolare nel caso in cui oggetto della segnalazione fosse un “evento sentinella” nella mail di segnalazione dell’avvenuto inserimento il Risk Manager aziendale riceve debita informazione. È previsto inoltre un feedback automatico per il segnalatore, nel momento in cui il Risk manager visualizza e/o valuta e tratta la segnalazione. Il secondo modulo è il “Pannello Risk Manager” realizza il pannello di controllo dei rischi ad uso del Management Aziendale. A differenza del modulo interfaccia segnalazione, l’accesso al pannello di controllo Risk Manager viene eseguito attraverso apposita password e username. Possono essere creati diversi livelli di visualizzazione delle informazioni in relazione alle figure responsabili sicurezza che l’azienda ha ritenuto opportuno coinvolgere. Attraverso il pannello di controllo è possibile eseguire le seguenti funzioni: 1. visualizzare la singola scheda di segnalazione recepita a sistema, sulla base dell’Alert ricevuto via mail; 2. per gli eventi sentinella e per le altre tipologie di eventi su cui per obbligo istituzione, è necessario procedere con una RCA o altra tecnica di approfondimento, è possibile registrare le attività eseguite e tracciare il contenuto e l’esito dell’attività svolta; 3. dare al segnalatore un feedback immediato attraverso la funzione di aggiornamento dello stato della segnalazione; 4. tracciare a sistema le azioni correttive e migliorative che si sono adottate sulle singole criticità rilevate, al fine di valutarne l’efficacia nel tempo; 5. gestire attraverso il sistema i gruppi di lavoro coinvolti su progetti di lavoro mirati ad intervenire su cui si è deciso di intervenire con i piani di miglioramento; 6. tracciare i “costi” derivanti da situazioni persistenti critiche e/o da difettosità sistemiche (e non solo in area clinica) e/o da eventi dannosi: è possibile grazie al collegamento che può essere fatto dalle tabelle di sistema “struttura” e i relativi codici del controllo di gestione aziendale. 7. estrarre da apposita tabella, le statistiche tutte le informazioni contenute nelle segnalazioni pervenute a sistema attraverso la scheda di segnalazione informatizzata e questo a titolo di esempio nei termini che seguono:  tipologia di struttura aziendale(ambulatori coinvolti) e tipologia di prestazione assistenziale (esame diagnostico – fase terapeutica etc.)  tipologia evento(near miss/ eventi sentinella etc.)  luogo di accadimento  esito dell’evento  piani di miglioramento  gruppi coinvolti nelle azioni correttive e preventive  fattori determinanti e/o concausanti relative agli eventi dannosi e potenzialmente dannosi  conseguenze dell’evento  valutazione del rischio  comparazione tra area critica – costo piano di miglioramento - risparmio ottenibile sui centri di costo delle singole strutture aziendali. Nelle tre Aziende Sanitarie coinvolte nel progetto, il sistema è stato implementato con fasi temporali e modalità di configurazione totalmente personalizzate, e in linea con quanto predisposto all’interno del proprio Piano per la gestione dei Rischi Aziendale. L’obiettivo comune è stato però quello di avere uno strumento utile sia a livello di singola azienda, che a livello interaziendale, che permetta la tracciabilità delle informazioni sui rischi, ma anche i relativi piani di miglioramento, nell’ottica di una crescita comune e condivisa.